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Revista entorno, Universidad Tecnológica de El Salvador, www.utec.edu.sv, diciembre 2019, número 68: 142-151, ISSN: 2218-3345
Propuesta de control de asistencia y
deserción estudiantil en la Universidad
Tecnológica de El Salvador
Edwin Alberto Callejas
ORCID: 0000-0002-6718-2270
edwin.callejas@mail.utec.edu.sv
Jonathan Alexis Escalante-Ramírez
Henry Adalberto Pinto-Cristino
Erik Manrrique Arita-Barahona
Adones Antonio Calles-Cuellar
Fabio Ernesto Ramos-Reyes
Facultad de Informática y Ciencias Aplicadas, Universidad Tecnológica de El Salvador
Recibido: 4 de mayo de 2019
Aprobado: 13 de septiembre de 2019
Resumen
El presente proyecto de investigación describe una
propuesta de solución tecnológica para el control de
asistencia y deserción estudiantil en la Universidad
Tecnológica de El Salvador, a través de una herramienta
que facilite la realización de las actividades administrativas
y académicas de apoyo al docente y la institución para
el monitoreo de los estudiantes que asisten o no a la
universidad. El estudio permitirá optimizar los procesos
de administración de control de asistencia y deserción
estudiantil que la universidad ejecuta y complementan la
gestión académica del docente sobre sus estudiantes. Se
diseña un modelo que hace uso de los recursos actuales
de la institución, se desarrolla y valida la herramienta
tecnológica para apoyar el modelo propuesto que es
elaborado por un grupo de estudiantes, utilizando el
lenguaje de programación de PHP para el diseño e
implementación de interfaces dinámicas y amigables que
Abstract
This research Project describes a proposal for a
technological solution for the control of attendance and
retention at Universidad Tecnológica de El Salvador, by
means of a tool that facilitates the administrative and
academic work to support faculty members and the
institution itself, in order to monitor student attendance.
This study will allow for the optimization of the attendance
control processes and the retention processes that
the university executes and which complement the
academic management of the faculty members over
their students. A model using the current resources
of the institution has been designed; the technological
tool has been developed and validated so as to provide
support to the proposed model; said model was created
by a group of students who used PHP programming
language for the design and implementation of dynamic
and user-friendly interfaces that will allow the user to
DOI: https://doi.org/10.5377/entorno.v0i68.8444
URI: http://hdl.handle.net/11298/1124
Proposal for attendance and retention control at
Universidad Tecnológica de El Salvador
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permitirá al usuario un manejo fácil a través de dispositivos
móviles y una herramienta de administración web.
Palabras clave
Asistencia a la universidad – Universidad Tecnológica
de El Salvador - modelos. Deserción universitaria -
Universidad Tecnológica de El Salvador - modelos. -
tecnología web - tecnología móvil
easily manage it by using mobile devices and a tool
that is managed via web.
Keywords
College Attendance – Universidad Tecnológica de
El Salvador – models. College retention/drop outs –
Universidad Tecnológica de El Salvador – models. – web
technologies – mobile technology.
Introducción
La Universidad Tecnológica de El Salvador (Utec) se fundó el
12 de junio de 1981, en San Salvador, como propiedad de una
sociedad privada. El campus de la Universidad se encuentra
ubicado en San Salvador y cuenta, después de 40 años desde
su fundación, con una infraestructura física de más de 23
edificaciones donde funcionan aulas, auditorios, bibliotecas,
laboratorios especializados, oficinas administrativas, entre
otras. Las facultades de la Universidad son las siguientes:
Facultad de Informática y Ciencias Aplicadas, Facultad de
Ciencias Empresariales, Facultad de Derecho, Facultad de
Ciencias Sociales y Facultad de Maestrías y Estudios de
Posgrado, las cuales atienden una población estudiantil de
casi 22.500 estudiantes y unos 700 docentes. En la gestión
académica administrativa, la Universidad mantiene un
proceso de monitoreo de la asistencia en periodos clave
por cada asignatura, sin embargo, existe una serie de
inconvenientes que dificulta obtener información relevante
y oportuna para apoyar los procesos de toma de decisión en
el control de la asistencia y el monitoreo de la deserción por
la alta cantidad de estudiantes. Además, la infraestructura
tecnológica instalada no está orientada específicamente
a apoyar el proceso bajo estudio, sino, más bien, a otros
servicios que la población universitaria requiere, como
tareas académicas, administrativas e investigación.
La infraestructura tecnológica de la Universidad debe de
responder a las necesidades que los procesos institucionales
demanden, para mantenerse siempre como líder al brindar
servicios educativos de calidad y posicionarse como un
referente en el ámbito educativo a escala regional en el
uso de tecnología. Se destaca el control de la asistencia
y la deserción estudiantil como una necesidad imperante
para apoyarse en la toma de decisiones, mediante uso
de herramientas tecnológicas para obtener información
confiable, rápida y eficazmente.
La deserción estudiantil (Himmel, 2002) es un fenómeno que
se puede categorizar de muchas maneras (Elias, 2008). Sin
embargo, para efectos de nuestro estudio, se hace referencia
al abandono prematuro de su programa de estudios, no
concluyendo su grado académico; esta deserción puede ser
voluntaria o involuntaria, en este segmento. La institución
debe de redoblar esfuerzos para identificar las causas que
originarían una posible deserción mediante el control de
asistencia del estudiante.
El control de asistencia estudiantil (Pérez, 2004) es
un mecanismo que se utiliza de soporte a tareas a
administrativas y para supervisar la asistencia de los
estudiantes a clases, entre otras, con el propósito de
monitorear el grado de deserción estudiantil en la asignatura
que tenga como consecuencia el abandono de los estudios;
las causas podrían ser pedagógicas, financieras, por horarios
o accesibilidad, entre otros (Quispe, 2010).
El proceso de control de asistencia y deserción estudiantil
ha evolucionado de forma permanente en la Utec; siempre
se han ido superando las deficiencias para realizar este
requerimiento (Rodríguez, 2015). Se ha pasado de procesos
en los que no se consideraba su impacto para la toma
de decisiones institucionales, procesos reactivos donde
el docente a tiempo completo realizaba dicha tarea
suspendiendo sus actividades administrativas académicas,
a procesos sistemáticos para cubrir la realización de la tarea
con los recursos disponibles de docentes y la incorporación
de estudiantes para su realización, por mencionar algunos
puntos de mejora. En los años recientes se ha incorporado
a estudiantes en horas sociales como apoyo para la
recolección de datos y su posterior procesamiento por cada
una de las unidades académicas.
El control de asistencia estudiantil, en la Utec, actualmente
es un proceso manual e inexacto, lento y poco efectivo. Se
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selecciona a un grupo de estudiantes en servicios de horas
sociales y se les asigna un horario de conteo en el que visitan
las aulas donde se imparten asignaturas en ese horario en
todo el campus donde se desplazan a cada aula para anotar
a mano a cada estudiante presente en un formato diseñado
para tal fin. Cuando el estudiante finaliza el recorrido del grupo
de asignaturas que se le ha asignado, entrega la información
al responsable del horario para que realice la carga de datos.
Luego, este tiene que llenar manualmente un formulario para
reportar dichas cantidades para ser consolidadas, por lo tanto,
las cifras que maneja la institución podrían ser incorrectas, ya
que no todos los que están presentes en el aula durante el
conteo podrían ser estudiantes inscritos en la signatura que
se está impartiendo a esa hora, y a veces ni inscritos en la
universidad, por lo tanto, no se maneja un control adecuado
al ingreso en las aulas de clases.
Algunos problemas que se detectan actualmente son los
siguientes:
• Información no centralizada: la información pasa
por muchas manos antes de ser procesada, lo cual
puede implicar que la información sea manipulada
y esto afecte los resultados en los datos finales.
• Datos poco confiables: por la forma y en el tiempo
en que se recolectan los datos, estos son poco
confiables.
• Gasto de recurso como papel: para poder realizar
la recolección de datos, se usa todos los días papel
y tinta; es un gasto que se tiene actualmente. Esto
representa un gasto para la universidad, además de
una sub utilización de recursos
• Inversión de tiempo: para poder tener los datos,
actualmente se necesita invertir mucho tiempo,
pues implica que una persona visite las aulas una
por una y pasar un mínimo de 3 minutos por cada
aula para realizar un conteo más o menos exacto.
• Reportes deficientes: el generar los reportes
actualmente requiere de la intervención de
muchas personas y de muchos pasos, esto genera
pérdida de tiempo y poca confiabilidad en la
información. Generar más información de apoyo a
la toma decisiones adicionales, se vuelve una tarea
compleja, por la cantidad de recursos que esta
tarea demandaría.
El proceso no se encuentra documentado, por lo que se
deja a discrecionalidad de cada Facultad la forma en que se
realiza y mejorar los plazos de entrega de la información para
lograr hacer análisis de variables oportunos de apoyo en la
toma de decisiones, por lo que solucionar este problema
con la incorporación de tecnología será una ventaja para
la institución, que le permitirá ahorrar tiempo, esfuerzo,
consumo de recursos, estrés laboral y proporcionará
información más completa, fiable y oportuna para el apoyo
en la toma de decisiones.
Metodología
La metodología utilizada para desarrollar la presente
investigación y en la elaboración del prototipo de control
de asistencia y deserción estudiantil fue un modelo
cuasiexperimental que parte de usar técnicas de recolección
de información como la observación, las entrevistas,
encuestas y de la experimentación de los resultados
mediante la simulación de procesos para validar los
resultados obtenidos, con el uso del prototipo propuesto. Con
la información recolectada sobre el proceso, se analizaron y
determinaron los requerimientos de información necesarios
para poder diseñar el nuevo flujo de información con base
en la capacidad tecnológica de hardware y software que
tiene la institución. Asimismo, se diseñaron los nuevos
prototipos tecnológicos que se elaborarán para lograr crear
un ecosistema funcional donde pueda operar la herramienta
tecnológica que permita controlar la asistencia y disminuir
la deserción estudiantil. El marco de trabajo que nos
permitió implementar la metodología fue SCRUM a través
del ciclo de vida de desarrollo de software implementado
implementando los valores establecidos en el manifiesto
ágil (Ángel Medinilla, 2018)
Diseño del modelo
El modelo que se diseñó para hacer funcional la herramienta
tecnológica propuesta fue una arquitectura híbrida,
que facilitará la interoperabilidad entre los diferentes
componentes de la solución de la siguiente manera:
La identificación de los actores como potenciales usuarios
permitió generar los niveles de privilegios de acceso
que se tendrá a la información y a los procesos que se
les asignará a cada uno de ellos, entre los que podemos
mencionar a los estudiantes, docentes, directores, decanos,
vicerrector, rector y administrador, así como determinar el
nivel de confidencialidad, seguridad y consumo de recursos
necesarios para ser considerados en la herramienta
tecnológica y definir los criterios de usabilidad, escalabilidad
y de rendimiento que faciliten trabajar óptima y ágilmente.
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Figura 1. Diagrama arquitectónico de propuesta de control de asistencia y deserción estudiantil
Como se observa en la figura 1, la propuesta tecnológica
para el control de asistencia y deserción estudiantil involucra
configurar un ecosistema de tecnologías para operar en un
sistema de información que pueda interoperar con fuentes
de información mediante diferentes dispositivos (Mashup,
2018). Entre las tecnologías se mencionan: un sistema
informático web elaborado en lenguaje de programación
PHP, el cual permitirá diseñar interfaces accesibles y
funcionales para la implantación de procesos que sean
consumidos mediante smartphones, tablets, computadoras
o servicios web; por medio de un navegador web, consumir
sus servicios. Los usuarios del sistema informático web
serán el administrador y los usuarios consumidores de
la información que el sistema informático procesa. La
aplicación móvil que se encargará de consumir servicios
web facilitará consultar la información generada por el
sistema informático, como además facilitar el acceso para el
registro de la asistencia. El lenguaje de programación de las
aplicaciones móviles será diseñado para operar en sistema
operativo Android y iOS.
La aplicación móvil ofrecerá la funcionalidad de registro
de la asistencia, facilitando la operación de leer un código
QR (Wikipedia, 2019) que contiene la información de las
asignaturas que se imparten en un aula y el intervalo de
horario en que se imparte, de tal manera que, cuando
un estudiante escanee el código, el sistema detecte
la asignatura en que se quiere registrar la asistencia y
permita transmitir la asistencia a clases del estudiante si
está inscrito en la asignatura, requiriendo que, para que el
proceso se ejecute satisfactoriamente, el estudiante lo haga
mediante un dispositivo móvil con acceso a la red WiFi de
la Universidad y que posea el certificado digital institucional
para conectarse a internet. Tanto el docente como el
estudiante harán uso de la aplicación móvil. Por tal motivo,
el proceso de autenticación y autorización se ha diseñado
considerando métodos internos, accesibles e innovadores
con la tecnología de la institución disponible.
La base de datos se implementará en el proveedor MySQL,
estará centralizada en un servidor que será accesible
mediante la nube de la Utec y desde donde se accederá
a los datos para procesarlos y almacenarlos. Todo lo antes
mencionado entra en las nuevas tecnologías y por ende en el
tema de las tecnologías de la información y la comunicación,
cuya base se centra en los campos de la informática, la
microelectrónica y las telecomunicaciones para dar paso a
la creación de nuevas formas de comunicación. Cuando se
registra la asistencia por medio del QR, se está haciendo uso
de tecnologías como la del smartphone, que la guarda en un
sistema informático web; y de ahí una persona encargada
verifica toda la información capturada. Las características
del hardware necesario para utilizar la solución propuesta
es la mostrada en las tablas 1 y 2.
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Tabla 1. Requisitos mínimos para App de asistencia
Tabla 2. Requisitos mínimos para docente y administrador
Descripción del escenario
Hacia una transformación digital UTEC: Propuesta de control
de asistencia y deserción estudiantil. La propuesta elaborada
consiste en cargar en una base de datos la distribución de
la carga académica de la Universidad, que contiene el aula,
docente y horario en el que se imparten las asignaturas, en
un módulo restringido al administrador con el propósito de
generar un código QR que contiene la distribución de las
asignaturas que se imparten en un horario específico por
aula. Este QR se imprimirá en un sticker que se colocará
en cada aula, para que el estudiante registre su asistencia
mediante un dispositivo móvil. En la figura 2 se muestra la
interfaz del administrador de la propuesta, y los elementos
se describen a continuación:
1. Carga de datos del ciclo: son los datos maestros del
sistema.
2. Gestión de datos cargados: sirve para ver la
información que se ha cargado en el sistema, carga
académica.
3. Códigos QR para aulas: sirve para generar los
códigos QR con los cuales los estudiantes generarán
la asistencia.
4. Consultar carga académica por Facultad: ver la
información de la carga académica por Facultad.
5. Consultar asistencia por bloque de horarios: ver la
asistencia por bloque de horario en específico.
6. Consulta asistencia por edificio: ver la asistencia por
cada edificio en general.
7. Consultar asistencia por nivel de edificio: ver
asistencia por edificio pero en un nivel en específico.
8- Tendencia de asistencia por edificio: ver la tendencia
de la asistencia en un edificio en específico.
9- Tendencia de asistencia por bloque de horario: ver
la tendencia de asistencia en un bloque de horario
en específico.
10. Gestión de usuarios: gestionar la información de
los usuarios del sistema con tareas de agregar,
modificar y eliminar usuarios.
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Figura 2. Interfaz del administrador de gestión de la carga académica
La propuesta incluye una aplicación móvil donde el
estudiante se deberá registrar con sus credenciales, que
le habilitará la cámara para escanear el código QR en el
aula. El sistema buscará su horario y las clases en las que
está inscrito y comparará la hora del sistema con el horario
del estudiante, mostrando así una ventana emergente
preguntando al alumno si quiere registrar su asistencia a
la clase asignada a esa esa hora en el aula, el estudiante
solo confirmará; y de esa forma estará registrando su
asistencia de ese día, en una asignatura determinada; así
la Universidad tendrá un control efectivo y exacto de los
alumnos que asisten a dicha clase.
1. El usuario deberá ingresar con su número de carné
2. La contraseña es el mismo número del carné
3. El botón de login le permitirá acceder al lector QR
4. Nombre de la empresa desarrolladora
5.
Logo y nombre de la Universidad Tecnológica de
El Salvador
6. Cámara lectora de QR
7. Botón para cerrar sesión
8. Formulario del registro de asistencia, el cual no se
puede modificar
9. Botón para registrar la asistencia
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Figura 3. Interfaz de aplicación móvil para que el estudiante registre su asistencia
Para los docentes, se creó una interfaz dinámica y amigable,
en entorno web, que le permitirá un control total de la
asistencia una vez que registre los estudiantes inscritos
en su asignatura. El sistema les permitirá graficar y de
esta manera monitorear la asistencia de los estudiantes
a lo largo del ciclo para identificar las altas y bajas. De
igual manera, el sistema generará reportes diarios de los
estudiantes que asisten a clases. Esto permitirá al docente
un mejor control en las actividades evaluadas que se
ejecuten por día.
Figura 4. Interfaz web de acceso al docente, para que pueda llevar el control de asistencia de sus estudiantes
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El proceso de operación de la interfaz de gestión de
información, por parte del docente, se describe a continuación:
1. El docente digitará su usuario
2. El docente digitará su contraseña
3. El botón Ingresar lo va a transferir al siguiente menú
4. Logo y nombre de la Universidad
5. Botón para salir del sistema
6. Usuario y nivel de privilegios
7. Icono para revisar la asistencia diaria
8. Icono para la carga de estudiantes
9. Icono para ver las gráficas por periodo
10. Botón para regresar al menú
DISCUSIÓN
Con el desarrollo de los diferentes módulos de la
solución, se ha dado respuesta a lo que en un inicio
fue el problema por resolver: controlar la asistencia y la
deserción estudiantil. La solución propuesta de Control de
Asistencia de la Universidad Tecnológica de El Salvador,
permitirá que los estudiantes registren su asistencia en
una clase determinada, pero también permite al docente
mostrar indicadores que le facilitarán tener datos
confiables y al instante con respecto a su grupo de clases;
de la misma manera los administradores académicos,
como catedráticos, directores, decanos y vicerrector
Académico, tendrán información que les ayudará a la
toma de decisiones.
Figura 6. Interfaz de control de asistencia
La decisión de proponer un sistema que implementara un lector QR,
fue porque la mayoría de la población estudiantil de la Utec, posee
dispositivos móviles inteligentes, y esto ofrece una gran facilidad en
su implementación. Sin embargo, cuando un estudiante no cuente
con su dispositivo móvil podrá autenticarse en otro dispositivo de un
compañero de clase y así poder registrar su asistencia.
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Figura 5. Control de estadísticos, vista de gestor académico
Entre los trabajos futuros que se pueden desarrollar a partir
de la automatización de la asistencia de los alumnos de la
Utec se encuentran los siguientes:
• Integración del sistema: el sistema de control
de asistencia se puede integrar con el sistema de
matrícula y la planificación de carga académica, y
en un futuro se evitará estar cargando los datos
cada ciclo para poder llevar el control de asistencia
de los estudiantes, esto permitiría que, una vez el
estudiante inscriba sus asignaturas, el sistema de
control de asistencia pueda reconocer esos datos y
estar listo para funcionar.
• Implementación de pantallas digitales en
lugar de stickers para disponer del código QR
en las aulas: con la implementación de pantallas,
la Universidad estaría contribuyendo al medio
ambiente con el ahorro en el uso de papel y tinta
que se estaría usando cada vez que el sticker sufra
de deterioro. Estas pantallas la universidad podrá
usarlas para mostrar anuncios a los alumnos una vez
haya pasado el tiempo para registrar la asistencia
correspondiente a una clase determinada.
• Mejorar la infraestructura WiFi: facilitar la
comunicación de datos, ya que actualmente hay
puntos de los edificios donde la conectividad a la
red WiFi de la Utec no tiene mayor intensidad y
en momentos con mayor transmisión de datos
puede fallar
Conclusiones
El presente proyecto de investigación de control de
asistencia y deserción estudiantil generó una propuesta de
mecanización del control de asistencia de los estudiantes de
la Utec que puede impactar positivamente la manera en que
se realiza dicho control y disminuir la deserción estudiantil,
esto debido a que se necesitan pocos recursos para
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poder implantar la propuesta, logrando que la información
que el sistema facilite a docentes, directores, decanos y
vicerrectores para la toma de decisiones sea confiable y
oportuna. El sistema cuenta con sus propias características
que permiten aprovechar las funcionalidades tanto en el
aspecto de presentación dinámica y amigable para el usuario
final como en el de la eficiencia en el almacenamiento y
manejo de contenido.
Los beneficios que se obtendrán con la implementación
del Sistema de Control de Asistencia de la Universidad
Tecnológica de El Salvador son los siguientes:
• Información centralizada: los datos podrán
ser consultados desde cualquier dispositivo con
conexión a la red interna de la Universidad, teniendo
las credenciales necesarias.
• Datos confiables: el conteo manual será parte del
pasado; usar tecnología computarizada permitirá
registrar datos confiables con respecto a la
asistencia a clases de los estudiantes.
• Ahorro considerable de papel y tinta: ya no se
usará papel cada día para anotar la asistencia de
los estudiantes a clases, esto se traducirá en ahorro
económico para la institución.
• Reducción del tiempo dedicado a obtener los
datos de la asistencia de los estudiantes: en
el mismo instante en que el alumno registre su
asistencia, ese dato lo podrá ver vía internet tanto
el docente como el rector de la universidad sin
intermediarios.
• Disponibilidad de reportes: el sistema mostrará
una serie de reportes y gráficas de los diferentes
datos respectivos a la asistencia de los alumnos.
• Reasignación de actividades de las personas
que actualmente colaboran con la recolección
de la asistencia: las personas que día a día van por
las aulas recogiendo los datos podrán invertir su
tiempo en otras actividades que beneficien tanto a
ellos como a la Universidad.
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